Με μια ματιά
- Μπορείς να ρυθμίσεις το Teams ώστε να σε εμφανίζει ενεργό ακόμα και όταν χρησιμοποιείς άλλες εφαρμογές.
- Προγραμμάτισε μηνύματα για να αποστέλλονται αυτόματα σε συγκεκριμένη ώρα και ημέρα.
- Χρησιμοποίησε το μήνυμα κατάστασης για να ενημερώνεις τους άλλους πότε θα είσαι διαθέσιμος.
- Προγραμμάτισε την κατάσταση "Εκτός γραφείου" για τις περιόδους απουσίας σου.
Το Microsoft Teams έχει γίνει πλέον καθημερινό εργαλείο για δουλειά, σχολή και ομαδικά projects, όμως οι περισσότεροι χρησιμοποιούμε μόνο τα απολύτως βασικά. Meetings, chats, calls και notifications είναι μέρος της ρουτίνας, όμως πίσω από αυτά υπάρχουν αρκετές λειτουργίες που μπορούν να κάνουν την επικοινωνία σου πολύ πιο εύκολη.
Γιατί ποιος θέλει να στέλνει μήνυμα αργά το βράδυ, να θυμάται στις 2 το πρωί ότι ξέχασε να απαντήσει σε κάποιον ή να βλέπει ξαφνικά την ένδειξη «Απουσιάζω» ενώ βρίσκεται κανονικά μπροστά στον υπολογιστή; Με τις σωστές ρυθμίσεις, αρκετά από αυτά μπορούν να γίνουν πολύ πιο εύκολα.
Διάβασε επίσης: Από το TikTok στο Spotify: Πώς οι αλγόριθμοι αποφασίζουν τι θα ακούσεις μετά
Αν, λοιπόν, το Teams είναι από τις εφαρμογές που ανοίγεις σχεδόν κάθε μέρα, κράτα αυτά τα 4 μικρά hacks. Δεν χρειάζεται να είσαι tech expert ούτε να ψάξεις περίπλοκες ρυθμίσεις. Μερικά clicks αρκούν για να κάνεις την καθημερινή σου επικοινωνία αρκετά πιο smooth.
1. Μπορείς να παραμένεις ενεργός ενώ δουλεύεις και σε άλλες εφαρμογές
Το κλασικό σκηνικό: έχεις ανοίξει το Teams, κάνεις τη δουλειά σου σε Word, browser ή κάποια άλλη εφαρμογή και ξαφνικά βλέπεις ότι η κατάστασή σου έχει αλλάξει σε «Απουσιάζω». Και κάπου εκεί ξεκινά το άγχος ότι κάποιος θα νομίσει πως… εξαφανίστηκες.
Στο Teams για Web υπάρχει ρύθμιση που μπορεί να επιτρέψει στο Teams να χρησιμοποιεί τη δραστηριότητά σου στον browser ώστε να διατηρεί την κατάστασή σου ως ενεργή. Με άλλα λόγια, όταν είσαι όντως μπροστά στον υπολογιστή και χρησιμοποιείς τη συσκευή σου, μπορείς να έχεις πιο σωστή εικόνα διαθεσιμότητας αντί να φαίνεσαι offline χωρίς λόγο.
Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι μπορείς να αφήσεις τον υπολογιστή και να παραμένεις για πάντα πράσινος. Όταν ο υπολογιστής κλειδώσει ή μπει σε αδράνεια, το Teams μπορεί να αλλάξει αυτόματα την κατάστασή σου.
2. Γράψε το μήνυμα τώρα και άφησέ το να σταλεί αργότερα
Αυτό είναι ένα από εκείνα τα features που, μόλις το μάθεις, αναρωτιέσαι γιατί δεν το χρησιμοποιούσες τόσο καιρό. Έχεις κάτι που θέλεις να στείλεις αύριο το πρωί, αλλά το θυμήθηκες σήμερα στις 11 το βράδυ; Δεν χρειάζεται ούτε να το ξεχάσεις ούτε να στείλεις notification στον άλλον μέσα στη νύχτα. Στο Teams μπορείς να προγραμματίσεις το μήνυμα ώστε να φύγει αυτόματα την ημέρα και την ώρα που θα επιλέξεις.
Γράφεις κανονικά το μήνυμά σου και, αντί να το στείλεις αμέσως, επιλέγεις την αντίστοιχη επιλογή για προγραμματισμό αποστολής, ορίζεις ημερομηνία και ώρα και… done. Το μήνυμα θα σταλεί όταν το έχεις προγραμματίσει.
Το ακόμα καλύτερο είναι ότι, όσο δεν έχει σταλεί, μπορείς να το αλλάξεις ή να τροποποιήσεις τον προγραμματισμό του. Ιδανικό για reminders, δουλειές που πρέπει να θυμηθείς την επόμενη μέρα ή απλώς για όταν σου έρχεται μια ιδέα σε τελείως άκυρη ώρα.
3. Βάλε μήνυμα κατάστασης για να μην εξηγείς κάθε φορά πού βρίσκεσαι
Το πράσινο εικονίδιο δίπλα στο όνομά σου δεν λέει πάντα όλη την ιστορία. Μπορεί να είσαι διαθέσιμος, αλλά να είσαι σε meeting, να δουλεύεις πάνω σε ένα deadline ή να μην μπορείς να απαντήσεις εκείνη τη στιγμή.
Εδώ έρχεται το μήνυμα κατάστασης. Μπορείς να γράψεις κάτι όπως «Σε meeting μέχρι τις 15:00», «Δουλεύω πάνω σε deadline» ή «Θα απαντήσω μόλις μπορέσω» και να επιλέξεις για πόσο θέλεις να παραμείνει ενεργό.
Έτσι, όποιος σου στείλει μήνυμα έχει ήδη μια εικόνα για το πότε μπορεί να περιμένει απάντηση. Και ναι, αυτό μπορεί να σου γλιτώσει αρκετά από τα κλασικά «είδες το μήνυμά μου;» της ημέρας.
4. Κάνε schedule το Out of Office πριν φύγεις
Αν ετοιμάζεσαι για άδεια, διακοπές ή απλώς ξέρεις ότι θα λείψεις για συγκεκριμένες ημέρες, μπορείς να το οργανώσεις από πριν. Το Microsoft Teams σου επιτρέπει να προγραμματίσεις την κατάσταση «Εκτός γραφείου», ώστε να μη χρειάζεται να θυμηθείς να την ενεργοποιήσεις τελευταία στιγμή.
Μπορείς να ορίσεις το μήνυμα που θέλεις να εμφανίζεται, αλλά και το διάστημα κατά το οποίο θα παραμείνει ενεργό. Παράλληλα, η ρύθμιση συνδέεται με τις αυτόματες απαντήσεις του Outlook, ώστε να υπάρχει αντίστοιχη ενημέρωση και στο email σου.
Με λίγα λόγια, το Teams μπορεί να γίνει πολύ πιο έξυπνο εργαλείο από ένα απλό app για meetings και chats. Αν αξιοποιήσεις σωστά την ένδειξη ενεργού χρήστη, τα προγραμματισμένα μηνύματα, το status message και το Out of Office, μπορείς να οργανώσεις καλύτερα τη μέρα σου και να αφήσεις την εφαρμογή να κάνει μερικά από τα πράγματα που μέχρι τώρα έκανες χειροκίνητα.
Διάβασε επίσης:
Για σχόλια, μηνύματα ή φωτογραφικό υλικό σχετικά με το Mad.gr, επισκεφτείτε μας στο Facebook ή ακολουθήστε μας στο Instagram, στο TikTok και στο YouTube.
